Fusion et publipostage

Il s’agit de fusionner un fichier Excel concernant des informations comme nom, courriel, adresse ou autres choses classés dans un tableau en vue de modifier un document Word crée et mis en page dans lequel on va inserrer les information du fichier excel et si nécessaire, utiliser les informations comme le courriel du fichier Excel pour l’envoyer.

L’objectif est de créer des fichiers Words à partir du fichier Word de référence, les différences entre ces fichiers étant l’information venant du fichier Excel.

J’ai utilisé cette méthode pour créer des reçus pour fins d’impôts pour la Fondation le Petit Prince de l’école Rabeau et aussi pour créer des fichiers individuels pour la préparation des boites de fournitures scolaires des élèves de l’école Rabeau.

Voici la procédure:

• Préparer un fichier Excel avec 1 seul onglet, cet onglet contenant les données que l’on voudrait insérer dans le fichier Word pour la fusion (ce sont les paramètres variables de la fusion. Ces données sont classées sous forme d’un tableau (colonnes et lignes). La première ligne contient les entêtes (noms donnés à chacune des colonnes)
• Créer fichier Word vide qui sera le fichier modèle
• Créer la configuration du fichier Word (comment seront disposés les textes, les tableaux) mettre le texte qui sera le même pour tous.
• Cliquer l’onglet ‘’mailings’’
• Dans Start mail merge, Choisir ‘’letter’’
• Cliquer ‘’ Select recipients’ et choisir ‘use existing list’ qui t’enverras choisir la liste Excel déjà créée
• Choisir le fichier et par la suite la liste avec $ à la fin
• Cocher ‘’First raw of data contains colums headers’’
• Placer le curseur à une place quelconque ou on voudra que les données d’une des colonnes soient insérées. Dans l’onglet mailing toujours, choisir ‘’Insert Merge field’’ choisir dans la liste qui s’affiche, celle correspondant à l’entête de la colonne du fichier Excel qui contient les données qu’on voudrait insérer à la place ou le curseur a été positionné. L’entête va s’écrire entre des guillemets à cette place.
• Faire la procédure 9 pour chacun des endroits où l’on voudra insérer des données du fichier Excel dans le fichier modèle Word
• Toujours dans l’onglet mailing, cliquer sur ‘’Preview results’’, la fichier modèle Word s’affiche avec les informations de la 2^e ligne du fichier Excel. On peut ensuite voir successivement les autres pages.

Pour la finition, le choix sera fait selon ce qu’on veut produire : Toujours dans l’onglet Mailing, on peut choisir sous Finish & Merge : Edit individual document pour : produire un nouveau document Word contenant autant de pages que de nombre de lignes de données que le fichier Excel ; Print document pour : imprimer directement le document qui sera généré; Send email messages pour :  l’option d’envoyer  les fichiers par courriel. Il proposera de choisir dans les entêtes des données du fichier Excel, laquelle est l’adresse. On pourra aussi entrer l’objet du message ; Merge to Adobe PDF Acrobat : Produire un fichier comme dans edit individual document, mais le fichier sera un PDF.

Exemple 1 : entête de la lettre initialement

NUMERO DE COMMANDE :

 

NOM DE L’ENFANT	NOM DU PARENT
NIVEAU	COURRIEL                             TÉLÉPHONE

 

Exemple 2 : entête de la lettre lorsque les entêtes sont rentrées

NUMERO DE COMMANDE : « numero_commande » 

NOM DE L’ENFANT « nom_enfant »	NOM DU PARENT « nom_enfant »
NIVEAU  « niveau »	COURRIEL                             TÉLÉPHONE « courriel »                             « telephone »

 

Exemple 3: Entête de la lettre en mode prévisualisation

NUMERO DE COMMANDE : 1061

NOM DE L’ENFANT Jasmin Turbide	NOM DU PARENT Julien Turbide
NIVEAU Maternelle	COURRIEL                             TÉLÉPHONE [email protected]       5048158725

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EXEMPLE DE FICHIER MODÈLE WORD

NUMERO DE COMMANDE : 1061

NOM DE L’ENFANT Jasmin Turbide	NOM DU PARENT Julien Turbide
NIVEAU Maternelle	COURRIEL                             TÉLÉPHONE [email protected]       5048158725

 

• Préparer un fichier Excel avec 1 seul onglet, cet onglet contenant les données que l’on voudrait insérer dans le fichier Word pour la fusion (ce sont les paramètres variables de la fusion. Ces données sont classées sous forme d’un tableau (colonnes et lignes). La première ligne contient les entêtes (noms donnés à chacune des colonnes)
• Créer fichier Word vide qui sera le fichier modèle
• Créer la configuration du fichier Word (comment seront disposés les textes, les tableaux) mettre le texte qui sera le même pour tous.
• Cliquer l’onglet ‘’mailings’’
• Dans Start mail merge, Choisir ‘’letter’’
• Cliquer ‘’ Select recipients’ et choisir ‘use existing list’ qui t’enverras choisir la liste Excel déjà créée
• Choisir le fichier et par la suite la liste avec $ à la fin
• Cocher ‘’First raw of data contains colums headers’’
• Placer le curseur à une place quelconque ou on voudra que les données d’une des colonnes soient insérées. Dans l’onglet mailing toujours, choisir ‘’Insert Merge field’’ choisir dans la liste qui s’affiche, celle correspondant à l’entête de la colonne du fichier Excel qui contient les données qu’on voudrait insérer à la place ou le curseur a été positionné. L’entête va s’écrire entre des guillemets à cette place.
• Faire la procédure 9 pour chacun des endroits où l’on voudra insérer des données du fichier Excel dans le fichier modèle Word
• Toujours dans l’onglet mailing, cliquer sur ‘’Preview results’’, la fichier modèle Word s’affiche avec les informations de la 2^e ligne du fichier Excel. On peut ensuite voir successivement les autres pages.
• Pour la finition, le choix sera fait selon ce qu’on veut produire : Toujours dans l’onglet Mailing, on peut choisir sous Finish & Merge : Edit individual document pour : produire un nouveau document Word contenant autant de pages que de nombre de lignes de données que le fichier Excel ; Print document pour : imprimer directement le document qui sera généré; Send email messages pour : te donne l’option d’envoyer les fichiers par courriel. Il proposera de choisir dans les entêtes des données du fichier Excel, laquelle est l’adresse. On pourra aussi entrer l’objet du message ; Merge to Adobe PDF Acrobat : Produire un fichier comme dans edit individual document, mais le fichier sera un PDF.

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EXEMPLE DE FICHIER EXCEL

niveau	nom_enfant	nom_parent	numero_commande	courriel	téléphone
Maternelle	Norbert Nadau	Jacques Nadau	1069	[email protected]	6148855678
5e	Andrée Terrence	Victor Terrence	1005	[email protected]	6128855679
1e	Cornelli Kadwell	Emmie Kadwell	1000	[email protected]	6108855680
3e	Mini  Thomas	Randy Thomas	1031	[email protected]	6194857681
5e	Jean Edoun	Claude Edoun	898	[email protected]	6148115682
4e	Jean Boily	Stéph Boily	1014	[email protected]	5108855683
Maternelle	Louise Desurreault	Magali  Desurreault	953	[email protected]	6148855684
6e	Julien Tamiel	Thomson Tamiel	1025	[email protected]	6148705685
6e	Blandine Régis	Martine Raoult	1058	[email protected]	6148852350

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EXEMPLE DE FICHIER MODÈLE EXCEL